Conditions d’utilisation

1. Entente et admissibilité

Les présentes Conditions d’utilisation (les « Conditions ») constituent une entente entre vous et PaidQuill (« PaidQuill », « nous », « notre » ou « nos »). Si vous utilisez le Service pour une entreprise ou une autre organisation, « vous » comprend cette organisation et vous déclarez avoir le pouvoir de la lier.

Vous devez avoir la capacité juridique de conclure cette entente et utiliser le Service uniquement conformément aux lois applicables. Le Service est destiné à un usage commercial et non aux enfants.

2. Le Service

PaidQuill aide les organisations à importer et gérer des renseignements de facturation, calculer les soldes et l’ancienneté des comptes clients, consigner les paiements, produire des relevés et examiner ou envoyer des rappels. Nous pouvons améliorer, ajouter, modifier ou retirer des fonctionnalités. Nous déploierons des efforts raisonnables pour ne pas réduire de façon importante les fonctionnalités payantes pendant une période d’abonnement en cours.

PaidQuill ne traite, ne détient et ne transfère aucun fonds. Les paiements inscrits dans le Service sont des écritures fournies par vous. PaidQuill n’est ni un cabinet comptable, ni un cabinet juridique, ni une agence de recouvrement, ni un conseiller fiscal, ni un processeur de paiements. Le Service ne fournit aucun conseil professionnel.

Les fonctions d’extraction automatisée, de reconnaissance optique de caractères et d’intelligence artificielle peuvent être incomplètes ou erronées. Vous devez vérifier les champs importés, les calculs, les destinataires et le contenu des messages avant de vous y fier ou de les envoyer.

3. Comptes et administration

Vous devez fournir des renseignements exacts et les tenir à jour. Vous êtes responsable de protéger vos identifiants, de limiter l’accès à votre compte et des activités effectuées dans votre espace de travail, sauf dans la mesure où elles découlent de notre manquement aux présentes Conditions.

Les administrateurs peuvent inviter ou retirer des membres, attribuer des rôles, consulter le contenu de l’espace de travail et gérer les paramètres. Votre organisation est responsable de ses administrateurs et utilisateurs. Informez-nous rapidement à privacy@paidquill.com si vous soupçonnez un accès non autorisé.

4. Données du client

Les « Données du client » désignent les renseignements, fichiers, documents, messages et autres éléments transmis au Service par vous ou vos utilisateurs, notamment les renseignements concernant vos clients, factures et paiements. Entre vous et PaidQuill, vous demeurez propriétaire des Données du client.

Vous accordez à PaidQuill une licence limitée, non exclusive, lui permettant d’héberger, copier, traiter, transmettre, afficher et autrement utiliser les Données du client uniquement afin de fournir, sécuriser, soutenir et améliorer le Service et de respecter nos obligations légales. Cette licence prend fin lorsque les données sont supprimées de nos systèmes, sous réserve des périodes raisonnables de sauvegarde et de conservation légale.

Vous déclarez détenir tous les droits, consentements et fondements juridiques nécessaires pour que PaidQuill traite les Données du client conformément aux présentes Conditions. Vous êtes responsable de leur exactitude, de leur légalité et de vos instructions. Notre Politique de confidentialité explique comment nous traitons les renseignements personnels.

5. Rappels et communications électroniques

Vous — et non PaidQuill — êtes l’expéditeur des rappels, relevés et autres communications transmis depuis votre espace de travail. Vous contrôlez les destinataires, le moment de l’envoi, le contenu, l’identité de l’expéditeur et les règles d’envoi. Vous devez examiner les messages et veiller à ce qu’ils soient exacts, appropriés et licites.

Vous devez respecter les lois applicables en matière de communications commerciales, de protection de la vie privée, de protection du consommateur et de recouvrement. Lorsque requis, cela comprend l’obtention du consentement, l’identification de l’expéditeur, la fourniture de coordonnées valides, le respect des demandes de désabonnement et la tenue de registres appropriés. Vous ne pouvez pas utiliser PaidQuill pour harceler, tromper, menacer, humilier ou faire pression illégalement sur quiconque.

Les estimations et états de livraison peuvent être touchés par les systèmes des destinataires et les fournisseurs de courriel. Nous ne garantissons ni la livraison, ni la réception, ni une réponse.

6. Utilisation acceptable

Vous ne pouvez pas, directement ou indirectement :

• utiliser le Service de manière illégale ou frauduleuse, ou porter atteinte aux droits d’autrui;
• téléverser un logiciel malveillant ou du contenu visant à perturber, endommager ou compromettre un système;
• sonder ou tester des vulnérabilités, sauf dans le cadre d’un programme expressément autorisé;
• contourner les limites d’utilisation, contrôles d’accès, séparations entre locataires ou mesures de sécurité;
• faire de l’ingénierie inverse, sauf si la loi interdit cette restriction;
• envoyer des pourriels ou des communications trompeuses, abusives ou illégales; ou
• utiliser le Service pour construire ou évaluer un produit concurrent sans notre autorisation écrite.

Nous pouvons enquêter sur une utilisation soupçonnée d’être abusive et prendre des mesures proportionnées pour protéger le Service et ses utilisateurs.

7. Frais, facturation et taxes

Si vous achetez un forfait payant, les frais, la période de facturation, les limites et les modalités de renouvellement indiqués lors de l’achat ou dans un bon de commande s’appliquent. Sauf indication contraire, les frais sont dans la devise affichée, excluent les taxes applicables et ne sont pas remboursables, sauf lorsque la loi ou les modalités d’achat l’exigent.

Vous nous autorisez, ainsi que nos fournisseurs de facturation, à débiter le mode de paiement fourni. Vous pouvez annuler le renouvellement selon les modalités de votre compte ou du bon de commande; l’annulation prend effet à la fin de la période payée. Nous pouvons modifier le prix d’un renouvellement futur avec un préavis raisonnable.

8. Services tiers

Le Service peut interagir avec des fournisseurs tiers d’hébergement, de stockage, de livraison de courriels, de reconnaissance optique, d’intelligence artificielle et d’autres services. Des conditions distinctes peuvent régir leurs services. Nous ne sommes pas responsables des services tiers que vous choisissez ou connectez vous-même, mais nous demeurons responsables de nos obligations lorsque nous retenons des fournisseurs pour exploiter PaidQuill.

9. Confidentialité et sécurité

Chaque partie peut recevoir des renseignements non publics que l’autre partie désigne comme confidentiels ou qui devraient raisonnablement être considérés comme tels. La partie destinataire les utilisera uniquement pour exécuter les présentes Conditions, les protégera avec un soin raisonnable et ne les communiquera qu’aux personnes qui doivent les connaître et qui sont soumises à une obligation de confidentialité, ou lorsque la loi l’exige.

Nous maintenons des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables conçues pour protéger les Données du client. Aucun service en ligne n’est entièrement sécuritaire et vous reconnaissez les risques inhérents à la transmission et au stockage électroniques.

10. Propriété intellectuelle et commentaires

PaidQuill et ses concédants détiennent le Service, notamment son logiciel, sa conception, sa documentation et ses marques. Sous réserve des présentes Conditions, nous vous accordons un droit limité, non exclusif et incessible d’accéder au Service et de l’utiliser pendant la durée de votre compte ou abonnement.

Si vous nous transmettez des commentaires, vous nous accordez un droit perpétuel, mondial et libre de redevances de les utiliser sans restriction ni obligation envers vous. Nous ne vous identifierons pas publiquement comme source sans votre permission.

11. Suspension et résiliation

Vous pouvez cesser d’utiliser le Service en tout temps. Nous pouvons suspendre ou résilier l’accès si vous contrevenez de façon importante aux présentes Conditions, créez un risque juridique ou de sécurité, omettez de payer des frais non contestés à échéance ou utilisez le Service d’une manière susceptible de causer un préjudice. Lorsque possible, nous fournirons un avis et une occasion raisonnable de corriger le manquement.

Après la résiliation, votre droit d’utiliser le Service prend fin. Sous réserve de la faisabilité technique et des restrictions légales, nous offrirons une possibilité raisonnable d’exporter les Données du client avant leur suppression. Les dispositions qui, par leur nature, doivent survivre demeurent en vigueur.

12. Garanties et exclusions

Nous fournirons le Service avec un soin et une compétence raisonnables. Sous réserve de cet engagement exprès et dans toute la mesure permise par la loi, le Service est fourni « tel quel » et « selon sa disponibilité ». Nous excluons les garanties implicites de qualité marchande, d’adaptation à un usage particulier, de titre, d’absence de contrefaçon et de fonctionnement ininterrompu ou sans erreur.

Vous devez vérifier les données de facturation, soldes, traitements fiscaux, états de paiement, communications, exportations et décisions d’affaires. Rien dans les présentes n’exclut les garanties ou droits qui ne peuvent légalement l’être.

13. Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi, aucune partie ne sera responsable des dommages indirects, accessoires, particuliers, exemplaires, punitifs ou consécutifs, ni des pertes de profits, de revenus, d’activités, d’achalandage ou de données découlant des présentes Conditions ou du Service, même si elle a été avisée de leur possibilité.

Dans toute la mesure permise par la loi, la responsabilité globale de chaque partie ne dépassera pas le plus élevé des montants suivants : a) les frais que vous avez payés à PaidQuill au cours des douze mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation; et b) 100 $ CA.

Ces limites ne s’appliquent pas à la fraude, à la faute intentionnelle, à la violation des droits de propriété intellectuelle de l’autre partie, à vos obligations de paiement ou d’indemnisation, ni aux responsabilités qui ne peuvent être limitées par la loi.

14. Indemnisation

Vous défendrez et indemniserez PaidQuill et son personnel contre les réclamations de tiers, dommages et frais raisonnables découlant de vos Données du client, de vos communications, de votre utilisation illégale ou non autorisée du Service ou d’une violation importante des présentes Conditions. Nous vous aviserons rapidement d’une réclamation couverte et collaborerons raisonnablement à vos frais. Vous ne pouvez régler une réclamation en reconnaissant une faute de PaidQuill ou en lui imposant une obligation sans notre consentement écrit.

15. Dispositions générales

Droit applicable. Les présentes Conditions sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, sans égard aux règles de conflit de lois. Les tribunaux du Québec ont compétence exclusive, sauf disposition impérative contraire.

Langue. La présente version française vous est remise avant tout choix exprès de conclure l’entente en anglais. Une version anglaise est aussi offerte.

Modifications. Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions. Si une modification réduit sensiblement vos droits, nous fournirons un préavis raisonnable dans le Service, par courriel ou sur cette page. Votre utilisation continue après la date d’entrée en vigueur constitue votre acceptation.

Cession. Vous ne pouvez céder les présentes Conditions sans notre consentement. Nous pouvons les céder dans le cadre d’une fusion, acquisition, réorganisation ou vente d’actifs, ou à une société affiliée, pourvu que le cessionnaire assume nos obligations.

Avis et interprétation. Les avis peuvent être transmis par voie électronique. Les présentes Conditions, la Politique de confidentialité et tout bon de commande applicable constituent l’entente complète relative au Service. En cas de conflit, le bon de commande prévaut pour l’opération visée. Le défaut d’appliquer une disposition ne constitue pas une renonciation. Si une disposition est inexécutoire, les autres demeurent en vigueur. Les parties sont des entrepreneurs indépendants.

16. Nous joindre

Les questions ou avis juridiques concernant les présentes Conditions peuvent être transmis à :