Politique de confidentialité

1. Portée et notre rôle

La présente Politique de confidentialité s’applique au site Web, à l’application de gestion des comptes clients, au soutien et aux services connexes de PaidQuill (le « Service »). Elle s’applique lorsque PaidQuill détermine les fins et les moyens du traitement, notamment pour les comptes, la facturation, le soutien, la sécurité et le site Web.

Lorsqu’une entreprise cliente utilise PaidQuill pour traiter les renseignements de ses propres clients, contacts, factures, paiements ou destinataires de rappels, cette entreprise contrôle les renseignements et PaidQuill les traite selon ses instructions. PaidQuill agit alors comme fournisseur de services ou sous-traitant, et l’avis de confidentialité du client régit sa collecte et son utilisation. Si vous êtes le destinataire d’une facture ou une personne-ressource d’un client, adressez votre demande à l’entreprise qui a inscrit vos renseignements dans PaidQuill; nous l’aiderons au besoin.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Compte et organisation

Nom, adresse courriel professionnelle, condensé du mot de passe, rôle, nom de l’entreprise, devise, fuseau horaire, paramètres d’expéditeur et de réponse, adresse postale et préférences de l’espace de travail.

Clients et comptes clients

Noms des clients, coordonnées professionnelles, adresses de facturation, modalités de paiement, notes, soldes ouverts ou en souffrance, factures et relevés, ainsi que les états de livraison, rebonds ou plaintes liés aux courriels.

Factures et données extraites

Factures téléversées, fichiers PDF, images, fichiers CSV, texte extrait, renseignements sur les fournisseurs et acheteurs, dates de facture et d’échéance, montants, taxes, frais d’expédition, bons de commande, devises, modalités, notes et résultats de confiance ou de révision de l’extraction.

Paiements et communications

Montants, dates, modes, références et notes de paiement; règles de rappel, aperçus et contenu des messages; événements de livraison; état de désabonnement; et historique de vérification. PaidQuill consigne les paiements que vous saisissez, mais ne traite pas les opérations par carte ou compte bancaire.

Utilisation, appareil et soutien

Adresse IP, renseignements sur le navigateur et l’appareil, horodatages, événements d’authentification et de sécurité, utilisation des fonctionnalités, journaux de diagnostic et contenu des demandes de soutien ou autres messages que vous nous transmettez.

Facturation de l’abonnement

Si des forfaits payants sont offerts, nous traitons le forfait, les opérations et les coordonnées de facturation. Les données de carte sont traitées par le fournisseur de paiement applicable et ne sont pas destinées à être stockées par PaidQuill.

3. Sources des renseignements

Nous recueillons les renseignements directement auprès de vous et des autres utilisateurs de votre espace de travail; à partir des fichiers, dossiers et instructions transmis; automatiquement depuis votre navigateur ou appareil; auprès des fournisseurs de livraison de courriels et d’infrastructure; et auprès de l’organisation qui vous invite ou administre votre espace PaidQuill.

Nos clients peuvent nous fournir des renseignements concernant leurs propres clients et contacts. Chaque client doit s’assurer qu’il a le droit de nous les fournir.

4. Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels afin de :

• créer, authentifier, administrer et sécuriser les comptes et espaces de travail;
• importer des documents, extraire les champs de facture, calculer les soldes et l’ancienneté, consigner les paiements, produire des relevés et préparer ou livrer des rappels;
• fournir du soutien et répondre aux demandes;
• exploiter, maintenir, dépanner, surveiller et améliorer le Service;
• détecter, enquêter et prévenir la fraude, les abus, les incidents de sécurité et les activités illégales;
• gérer les abonnements, la facturation et les dossiers d’affaires;
• envoyer des avis de service et, lorsque permis, des communications sur le produit;
• faire respecter nos ententes et protéger les droits et la sécurité des utilisateurs, de PaidQuill et d’autrui; et
• respecter les obligations juridiques, fiscales, comptables, réglementaires et de déclaration.

Nous pouvons créer des renseignements agrégés ou dépersonnalisés qui ne permettent pas raisonnablement d’identifier une personne et les utiliser à des fins commerciales légitimes.

5. Fondements juridiques et consentement

Lorsque la loi exige un fondement juridique, nous traitons les renseignements afin d’exécuter une entente avec vous, avec votre consentement, pour respecter la loi et pour des intérêts légitimes comme l’exploitation, la sécurité, le soutien et l’amélioration du Service, pourvu que vos droits ne prévalent pas sur ces intérêts.

Lorsque nous nous appuyons sur le consentement, vous pouvez le retirer en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Le retrait ne change pas la légalité du traitement déjà effectué. Certains renseignements sont nécessaires au Service; leur absence ou leur suppression peut rendre certaines fonctions indisponibles.

6. Communication des renseignements

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels :

• dans votre espace de travail, selon les rôles et paramètres administratifs;
• à des fournisseurs de services qui soutiennent l’hébergement, les bases de données, le stockage de fichiers, la livraison de courriels, l’extraction de documents, la reconnaissance optique, l’intelligence artificielle, la sécurité, la surveillance, le soutien et la facturation;
• selon vos instructions, par exemple lorsque vous envoyez un rappel ou connectez un service tiers;
• pour des motifs juridiques et de sécurité, lorsque nous croyons raisonnablement que la loi l’exige ou que la communication est nécessaire pour protéger des droits, des personnes ou des systèmes; et
• dans le cadre d’une opération commerciale, comme un financement, une fusion, une acquisition, une réorganisation ou une vente d’actifs, sous réserve de mesures de confidentialité et des avis requis.

Les fournisseurs ne peuvent traiter les renseignements que pour nous fournir leurs services, conformément à des obligations contractuelles ou équivalentes. Les fournisseurs précis peuvent varier selon le déploiement et les fonctions configurées.

7. Vente, partage et publicité

PaidQuill ne vend pas de renseignements personnels contre rémunération. Nous ne communiquons pas de renseignements à des fins de publicité comportementale intercontextuelle et n’utilisons pas de témoins publicitaires tiers sur la page de présentation ou dans l’application. Si ces pratiques changent, nous mettrons la présente Politique à jour et offrirons les choix exigés avant d’appliquer le changement.

8. Conservation et suppression

Nous conservons les renseignements pendant que le compte est actif et aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire pour fournir le Service, effectuer les opérations, maintenir la sécurité et les journaux de vérification, régler les différends, faire respecter les ententes et remplir les obligations légales, fiscales, comptables et réglementaires.

Les périodes varient selon le type et la sensibilité des renseignements, les instructions du client, les exigences légales et les besoins opérationnels. Après une demande de suppression vérifiée ou la fermeture d’un compte, nous supprimons ou dépersonnalisons les renseignements dans un délai raisonnable, sauf si la loi exige ou permet leur conservation. Des copies résiduelles peuvent demeurer temporairement dans les sauvegardes et journaux protégés jusqu’à leur cycle normal de suppression.

9. Sécurité

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et organisationnelles conçues pour protéger les renseignements, notamment des contrôles d’accès, des permissions selon les rôles, le hachage des mots de passe, la séparation entre locataires, des journaux de sécurité et des connexions de production protégées. Nous révisons les mesures selon la nature et la sensibilité des renseignements traités.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est entièrement sécuritaire. Vous devez choisir des identifiants robustes, limiter l’accès à l’espace de travail, réviser les rôles et nous informer rapidement de tout compromis soupçonné.

10. Traitement à l’extérieur du Québec

PaidQuill et ses fournisseurs peuvent traiter des renseignements au Canada, aux États-Unis et dans d’autres pays où ils exercent leurs activités. Ces territoires peuvent avoir des lois différentes et les renseignements peuvent y être accessibles aux tribunaux, organismes d’application de la loi ou autorités de réglementation.

Avant de communiquer des renseignements à l’extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs pertinents et, lorsque requis, mettons en place des mesures contractuelles et autres visant à assurer une protection adéquate.

11. Vos droits

Selon votre lieu de résidence et sous réserve des exceptions, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, connaître leur utilisation ou communication, faire corriger des renseignements inexacts, demander leur suppression, retirer votre consentement, restreindre ou contester le traitement, recevoir des données dans un format portable, ou déposer un recours ou une plainte.

Pour présenter une demande concernant les renseignements contrôlés par PaidQuill, écrivez à privacy@paidquill.com. Nous pouvons devoir vérifier votre identité et votre autorité. Un représentant autorisé peut agir lorsque la loi le permet. Nous n’exercerons pas de représailles parce que vous exercez un droit.

Si les renseignements proviennent d’une entreprise cliente, communiquez d’abord avec elle. Nous l’aiderons à répondre aux demandes vérifiées selon notre entente. Vous pouvez également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou l’autorité de votre territoire.

12. Témoins et stockage du navigateur

PaidQuill utilise le stockage du navigateur et des technologies semblables nécessaires pour authentifier les utilisateurs, préserver la sécurité et les préférences et exploiter le Service. Par exemple, l’application stocke un jeton d’authentification dans le stockage local après la connexion. Nos fournisseurs d’hébergement et de sécurité peuvent aussi produire des journaux essentiels ou utiliser des technologies nécessaires.

Nous n’utilisons actuellement ni témoins publicitaires ni outils publicitaires tiers. Le blocage du stockage nécessaire peut empêcher la connexion ou le fonctionnement de certaines fonctions.

13. Enfants

PaidQuill est un service commercial qui ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements directement auprès d’enfants de moins de 14 ans, ou d’un âge minimal supérieur si la loi locale l’exige. Si vous croyez qu’un enfant nous a transmis des renseignements, communiquez avec nous afin que nous puissions enquêter et prendre les mesures appropriées.

14. Modifications à la Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique lorsque le Service, nos fournisseurs ou nos obligations changent. Nous afficherons la version révisée avec une nouvelle date. Si une modification change de façon importante notre utilisation des renseignements, nous fournirons un avis supplémentaire dans le Service, par courriel ou de toute autre manière exigée.

15. Responsabilité et coordonnées

PaidQuill est responsable des renseignements personnels sous son contrôle. La personne ayant la plus haute autorité chez PaidQuill agit comme responsable de la protection des renseignements personnels, sauf délégation écrite. Les questions, demandes ou plaintes peuvent être adressées à :

Nous examinerons les plaintes et répondrons dans un délai raisonnable. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec ou l’autorité compétente de votre territoire.